23. Email etiquette:聊聊英文邮件礼仪与套磁Grad Lounge 不止学术

23. Email etiquette:聊聊英文邮件礼仪与套磁

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邮件里称呼教授是用Professor还是Dr.?什么时候可以称呼first name?结尾用”Sincerely”, “Regards” 还是“Best wishes?” 频繁往来的回复要不要每次都署名?


诸如此类的问题,有时候看起来琐碎到不值一提,以至于周围很少有人会专门谈起。而且就算有使用不当的情况,收件人一般也不会帮你指出。可是,它们真的不重要吗?


除此之外,国内同学在初次发邮件给国外教授的时候,有没有什么不容易觉察到的常见误区?套磁邮件怎么写比较好?要不要附CV和其他文书材料?


这期节目,是我们希望自己当年发出第一封英文邮件之前能够了解到的内容。



02:45 开头怎么称呼(Professor vs Dr. vs First Name)

10:48 Professor vs Prof.

12:35 如果既不是professor也不是doctor

16:37 如果不知道具体收信人是谁

20:18 Dear vs Hello vs Hi

23:52 结尾致敬(sign-off)的用语选择

33:12 正文用语的注意事项

37:09 主题(subject)怎么写

39:48 有哪些我们认为提升好感度或者拉低印象的邮件行为

46:30 套磁第一步:国内学生首次发邮件之前先检查这两点

52:14 套磁信写什么内容?要附哪些材料?

01:03:39 如果你还有疑问……


———————————————


主播:Gillian / Zeyuan


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野山早高
野山早高
2024.5.17
不是很推荐用Mr. / Ms. 因为有的老师的pronouns就不是he/she,如果misgender了对方也会有点不礼貌
ZeyuanW
:
很好的提醒~不过也不是绝对,比如有的学校给学生发正式邮件时也会用Mr. 或 Ms.,商务场合的正式邮件也经常是这样。
张伊欣
张伊欣
2023.11.01
05:46 我们系(clinical psych)第一天orientation系主任就说了,我们系的传统,都称Dr哈哈,确实还是要看系里面的风气。
ZeyuanW
:
对对,这种会公开告知如何称呼的院系最喜欢了😄
伯樵
伯樵
2023.9.13
真心是好节目啊,开始从头慢慢听
ZeyuanW
:
谢谢喜欢!❤️
狲狲
狲狲
2023.11.19
主播可能不相信,现在理科有些中国来的老板开始反套磁了。我们系一个老师,每年都瞄准申请了但TOEFL分不够的同学,给别人发邮件🥵最近招不到人了
ZeyuanW
:
哈?意思是说导师发邮件套磁去吸引学生?
狲狲:是的,这个其实是有点缺德,利用权力关系不对等吸引学生。本科生收到教授邮件一般就会overwhelmed了,很容易被点招了。来了美国发现不合适或是干活太累,由于TOEFL不过关也教不了课就没法换实验室,就被套牢了…
4条回复
泽木
泽木
2023.10.07
39:38 在制造业公司工作。个人觉得标题也不能写太长。反例有2。第一种是纯偷懒,选择通过右键扩展菜单发送文件给某人的话,outlook会自动提取文件名作为邮件名。第二种常见于马来西亚和欧洲的人。他们就很喜欢写一整个长句作为标题,什么有的没的都往里边写。公司配置的笔记本是14寸,显示器也不会超过25寸,长标题并不能完全被显示,第一眼只觉得有很多抓不住重点的信息挤进来😂
ZeyuanW
:
啊对!标题太长确实是有显示不全的问题
HD1038198e
HD1038198e
2023.9.16
原来outlook的邮箱可以在大陆区正常使用啊,我还以为外国邮箱都用不了呢
ZeyuanW
:
嗯嗯outlook可以用的
HD1038198e:谢谢,种草了outlook😊还想请教下邮箱名有什么讲究吗?如果想用自己的中文名的拼音作为邮箱名,输入后发现被占用了,应该怎样设置邮箱名比较好呢?在拼音后面加数字会不会显得比较奇怪呢?
5条回复
HD1038198e
HD1038198e
2023.9.12
31:45 我发现好多人都直接写best
ZeyuanW
:
是的,best正式度稍低但特别常用
HD1038198e:best好像是best regards的简写,best regards在学术相关email中用得多不多呢?我工作需要经常和英语母语者写邮件,我发现他们99%的时候都是best regards或者best, 没怎么用best wishes
4条回复
树树树子
树树树子
2023.11.06
36:41 关于谢谢这个真的是个很明显的文化差异体验:请求帮助并且实际被帮到才说谢谢 vs. 习惯性说谢谢;在中文语境说太多谢谢会被回复不要太客气之类的,英文语境常常把谢谢放在开头e.g. thank you for your email
Eve__
Eve__
2023.9.19
好像是德国一定要把professor和dr一起写 因为德国人很在意dr这个title🤔
好奇陶瓷真的不能直接问是否招人吗。。。?强行讨论学术会不会反而有点假。。。当然主播说提前一年,那确实可以,但除非只申请几个不然也太费劲了。。。
ZeyuanW
:
讨论学术就是讨论学术,没有说“强行”,强行讨论对方一定看得出来的。如果没时间,节目里也说了,就是直接问招不招生。但真正好的套磁,一定是你真心因为双方的学术交集而想开展合作(做对方的博士生),这件事情是一名学者在学术道路上一直要做的事情,不仅限于申博。如果觉得“费劲”,那要么是因为对自己的研究没有足够的热情,要么是因为对对方的研究没有真诚的兴趣。
HMLoren
HMLoren
2023.9.07
13:52 或许可以根据对方的文化背景选择称呼?东亚的话还是考虑加上Mr./Ms.,欧美可以考虑直接first name?
ZeyuanW
:
但是其实也很难揣测对方的文化背景和偏好,比如节目里说到东亚系称professor的情况,参与者本身就不乏“欧美”的教授。
HMLoren:哈哈哈哈是的!真的好难啊(从没发过学术mail,申请季来补课)
3条回复
HMLoren
HMLoren
2023.9.07
我来啦!!!爱两位主播🥰我的赛博导师!
奶龙宝宝
奶龙宝宝
2024.2.07
31:54 总结