本期节目是《组织进化论》和《科技早知道》的串台。Zara 和飞书产品经理沈博文作为嘉宾,和《科技早知道》的主播丁教(Diane),一起聊了聊在日常工作中办公工具给我们带来的信息过载现象,以及我们可以如何降低信息噪音,变被动接受信息为主动。
从产品经理的角度,博文分享了飞书对信息结构化的思考:对于不重要的群聊信息,用户可以静音,静音后的群聊可以从主 feed 中移除,放入独立分组。对于重要不紧急的信息,可以通过标签功能消除主动推送,当你想主动查看的时候,可以在标签一栏中便捷查看。
节目还探讨了国内外办公工具的不同:国外更加习惯用邮件进行工作沟通,国内更加习惯用 IM。两者各有优劣,邮件传递的信息更加结构化, IM 更便捷高效。所以对于需要高频交换信息的行业,IM 是更适合的工具。两者的发展路径也不同:国内是从 C 端 IM 往办公 IM 方向发展,最大的挑战是信息结构化,国外是从邮件往 IM 方向发展,最大的挑战是使用门槛较高。
总体而言,我们可以利用工具的结构化功能来做信息管理。更重要的是提升自己的时间保护意识。希望这期节目能够帮助你从被动接收信息,到主动获取。
本期节目福利
欢迎大家在评论区分享你听完本期节目的感受,我们会选出 5 位听众,送上 Diane 推荐的《重来》一书。
【主播】
Zara ,飞书产品经理
【嘉宾】
丁教 Diane ,「声动活泼」联合创始人、「科技早知道」主播
沈博文 ,飞书产品经理
【主要话题】
06:54 把日历当成时间管理的工具,建立单人日程,给自己独立思考的时间
08:28 世界上最可怕的打扰莫过于开会
10:58 看到消息红点忍不住想点怎么办?——使用工具的专注模式隔绝推送
12:59 关掉信息推送,从被动接收信息到主动获取
13:31 识别信息噪音,关注信噪比
15:34 关注 12 小时阅读率,引导用户把不重要的群静音
18:28 飞书的调研:很多员工每天处理信息的极限是 500 条
20:01 怎么定义工作中的噪音
21:22 信息分层:把不重要的群聊静音,再把静音掉的群聊从主 feed 里移除
23:05 通过标签功能,定时查看一些重要不紧急的信息
27:23 国内外办公工具的差异:邮件 base 和 IM base
31:44 邮件和 IM 的优劣势
51:12 通过异步沟通的方式减少开会
55:16 提升对自己时间和注意力的保护意识
【Staff】
监制 ^ Zara、小北
后期 luke、陈太太
文字编辑 ^ 小北、yichen
运营 ^ Yao
【相关阅读】
- IM 工具:IM 是 Instant Messaging 的缩写,指通过网络提供即时通信服务的系统和工具,形式包括文字消息、文件、语音与视频。
- Diane 开头提到的哈佛商业评论的文章链接:Collaboration Overload is Sinking Productivity
- 《重来3:跳出疯狂的忙碌》:本书的两位作者贾森•弗里德和戴维•海涅迈尔•汉森是美国软件公司 Basecamp 的创始人。在书中他们明确反对每天混乱、焦虑,让人疲惫不堪的工作方式。通过介绍 Basecamp 的公司愿景、工作时间、公司文化、工作流程、业务管理等,他们展示了另一种企业文化。
【关于我们】
飞书(www.feishu.cn )是先进企业协作与管理平台,整合即时沟通、日历、视频会议、云文档、云盘、OKR、开放平台等功能于一体。
飞书 OKR (okr.feishu.cn)是飞书上的一款目标管理工具, 帮助组织聚焦目标,实现战略落地。我们也有来自飞书的实践专家 ,手把手帮你的组织落地 OKR。
公众号/微博:飞书
本节目由@声动活泼制作播出
【加入听友群】
如果你喜欢这档节目并想和我们深度交流、结识其他志同道合的朋友,欢迎加入我们的听友群。请添加小助手“feishuokr”,并备注你的姓名和公司,小助手会拉你进群。
- 如何主动管理自己的日程:日历上book自己的时间;主动拒绝日程;会前要文档,压缩会议上同步信息的时间;
- 如何科学安排日程:会议可以中间间隔5分钟,用于休息和回复消息等;不要连续开大量的会议,几个连续会议后应该有长休息时间,可以消化会议内容等;
- parkinsonslaw (帕金森定律):你给工作多少时间,他就能撑多长时间,所以,会议尽量越短越好;
- Jason Fried (Basecamp创始人)的一些有意思的观点:世界上最低效的办公地点就是办公室
- 办公室是有一个叫图书馆原则,就是他们办公室像图书馆一样,必须所有人安静,不能说话。每个人可以有自己的答疑时间(office hour)
- 关注信噪比,及时静音自己不相关的消息
- 飞书IM在积极尝试对信噪的优化,iOS 15 等也有类似的方向
- IM更及时,但需要先私人建联,信息结构化能力还很弱;邮箱更正式,信息结构化能力已经打磨多年,但地址是公开的,两者可以相互融合借鉴;slack 主打 channel 概念,比群聊更结构化、降噪,但不方便及时响应、跨团队沟通
- 用飞书文档代替邮件,更充分的互动(多人同时在线阅读、随时评论互动等)
- 飞书邮件大杀器:转发邮件到群聊,方便对外部邮件的内部讨论,连接内外
- B端产品心法:既要有专业性(比如做信息的结构化),又能低上手门槛(与C端产品类似)
- B端产品做整合的价值——打造超级app,整合服务,满足日常工作各类需求(中国的超级app:飞书、美团,国外相对较少,但目前有整合的趋势)
- 超级app和做一个某个赛道的明星产品相比,对设计的挑战、投入的考验更大
- 异步沟通的趋势:从zoom(视频会议)到loom(录屏文件);飞书的异步:文档、会议妙记、聊天中的录屏
- 对于知识工作者来说,每一个人自己的时间和精力就是最宝贵的资源